ASSURANCE - INSURANCE

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Information - Informations

L’organisateur a négocié pour votre compte, et par l’intermédiaire du cabinet Rambaud, un contrat d’assurances "tous risques exposition" dont les garanties s’exercent du premier jour de montage au dernier jour de démontage.

The Organiser has negotiated for your benefit, and through Cabinet Rambaud, a comprehensive insurance contract covering all risks related to the exhibition and providing for guarantees that apply from the first day of putting-up until the last day of dismantling.

Les principales caractéristiques sont rappelées page 2 / 3.
Les Exposants qui seraient titulaires d’une police d’assurance d’exposition à l’année doivent faire parvenir à Pro4events avant le 21 mai 2010, une attestation de garantie de leur assureur comportant une clause de renonciation à recours contre l’organisateur et ses assureurs.

The main features of the insurance are specified on page 2 / 3.
The exhibitors who have already contracted an annual exhibition insurance policy shall send to Pro4events before 21st May 2010 a certificate of guarantee from their insurer which shall include a waiver of recourse against the Organiser and its insurers.

Assurance de base
A défaut, il est nécessaire de souscrire à l’aide du présent document l’assurance de base pour un capital de 400 € par m², moyennant un coût de 2,60 € (soit 1,60 € de prime + 1,00 € de frais de gestion).

Basic insurance
In the event that the exhibitor has not subscribed any such insurance, the exhibitor must subscribe the basic insurance policy provided for herein. The basic insurance covers a capital of 400 € per sq.m for a cost of 2,60 € (insurance premium: 1,60 € + administrative costs: 1,00 €).

Assurance complémentaire
Si le montant total du matériel d’agencement, du matériel professionnel, des objets et marchandises exposés est supérieur au capital assuré par la garantie de base, l’attention des exposants est attirée sur la nécessité de souscrire une assurance complémentaire pour la différence afin d’éviter en cas de sinistre, l’application de la règle proportionnelle. Dans ce cas il vous suffit d’adresser à Pro4events en complément la liste détaillée du matériel ainsi que le capital correspondant à assurer. Le coût est de 0,70 % (soit 0,40 % de prime + 0,30 % de frais de gestion) du capital complémentaire à assurer.

Complementary insurance
In the event that the total value of the trade fixtures, furniture, professional equipment goods or merchandises displayed is higher than the capital insured under the basic insurance, exhibitor’s attention is hereby drawn on the necessity to subscribe a complementary insurance in order to cover the additional value and therefore avoid the application of the “average clause”. In such event, the detailed list of equipments as well as the corresponding amount of capital to be covered must be provided to Pro4events. The costs amount is 0,70 % (insurance premium: 0,40 % + administrative costs: 0,30 %) of the corresponding amount of capital.

Assurance du matériel audiovisuel
Sous réserves des obligations précisées page 2 / 3, le matériel audiovisuel peut être garanti, sur déclaration préalable, moyennant une prime égale à 0,90 % (soit 0,60 % de prime + 0,30 % de frais de gestion) de sa valeur totale. Par exemple : écran plasma, vidéo et rétro projecteur, etc…

Audiovisual equipment insurance
Subject to the obligations specified on page 2 / 3 and to prior declaration, audiovisual equipment can be insured, for a cost of 0,90 % of the total value (insurance premium: 0,60 % + administrative costs: 0,30 %).

Exemple de calcul de coûts
pour un stand de 50 m², avec une valeur totale de 30 000 €, dont 5 000 € de matériel audiovisuel :

Assurance de base
Somme assurée	50 m² x 400 € = 20 000 €	(soit 1,60 € de prime + 1,00 € de frais de gestion)
Coût correspondant	50 m² x 2,60 € = 130,00 €
Assurance complémentaire
Montant à assurer	30 000 – 20 000 –5 000 = 5 000 €	(soit 0,40 % de prime + 0,30 % de frais de gestion)
Coût correspondant	5 000 x 0,70 % = 35,00 €
Matériel audiovisuel
Valeur totale	5 000 x 0,90 % = 45,00 €	(soit 0,60 % de prime + 0,30 % de frais de gestion)
	Total de 210,00 €

Calcul du coût total à régler à Pro4events (pour l’exemple ci-dessus)

Type d’assurance	Capitaux	Taux TTC	Coûts (€)
Assurance de base	Capital assuré : 400 € / m² Nombre de m² : 50	50 x 2,60 €	130,00 €
Assurance complémentaire	Valeur à assurer : 5 000 €	5 000 x 0,70 %	35,00 €
Matériel audiovisuel	Valeur totale : 5 000 €	5 000 x 0,90 %	45,00 €
TOTAL			210,00 €

Example of insurance cost calculation

Basic Insurance
Sum insured	50 sq.m x 400 € = 20 000 €	(i.e: 1,60 € for premium + 1,00 € for administrative costs)
Costs	50 sq.m x 2,60 € = 130,00 €
Complementary Insurance
Value to be insured	30 000 – 20 000 –5 000 = 5 000 €	(i.e: 0,40 % for premium + 0,30 % for administrative costs)
Costs	5 000 x 0,70 % = 35,00 €
Audiovisual Equipment
Total value	5 000 x 0,90 % = 45,00 €	(i.e: 0,60 % for premium + 0,30 % for administrative costs)
	Total of 210,00 €

Calculation of total costs to be paid to Pro4events (in to the above mentioned example)

Type of Insurance	Capital	Rate (incl. VAT)	Costs (e)
Basic Insurance	Sum insured: 400 € / sq.m Space in sq.m : 50	50 x 2,60 €	130,00 €
Complementary Insurance	Value to be insured: 5 000 €	5 000 x 0,70 %	35,00 €
Audiovisual Equipment	Total value: 5 000 €	5 000 x 0,90 %	45,00 €
TOTAL			210,00 €

Extrait des conditions du contrat d’assurance

Objets et marchandises exclus
Effets et objets personnels, papiers - valeurs (tel que notamment chèques bancaires ou postaux, chèques de voyage, effets de commerce...), cartes de crédit, papiers d’identité, espèces, bijoux, métaux précieux, appareils de prise de vues, appareils radio, télévision utilisée à des fins non liées à l’exposition, calculatrices électroniques de poche, agendas ou ordinateurs électroniques de poche, téléphones portables. Les progiciels et logiciels amovibles, cassettes audiovisuelles, fourrures, peaux, tapis, boissons, aliments divers, les fleurs, plantes, arbres de décoration.
Sauf inclusion expresse moyennant une surprime : le matériel audiovisuel.

Risques exclus :
- les dégâts dus au vice propre, à l'usure, à la vétusté, à la détérioration lente, aux mites, parasites et rongeurs de tous ordres,
- les pertes résultant de vols simples ou malversations commis par les préposés ou les personnes mandatés par les exposants,
- les pertes résultant de manquants dans les stands où il est procédé à des distributions ou dégustations gratuites de marchandises ou de boissons quelconques de même que les pertes, vols et/ou manquants survenant aux marchandises faisant l'objet de vente à emporter,
- les dommages causés aux tissus, vêtements, effets, tapis, tapisseries, revêtement de sols ou cloisons, par les taches et souillures ainsi que les brûlures de cigares, cigarettes, pipes,
- les rayures et égratignures ainsi que la rouille et l'oxydation,
- les dommages subis par les objets ou appareils de toute nature par suite de leur fonctionnement, tous dommages consécutifs au dérangement mécanique ou électrique des objets assurés, la rupture des filaments des ampoules et tous dommages aux tubes électriques ou électroniques, ainsi qu’aux pièces interchangeables,
- les dégâts et/ou le dépérissement causés aux fleurs, plantes et arbres de décoration,
- les intempéries pour tous matériels et/ou marchandises exposés ou entreposés à l'air libre,
- les pertes indirectes de toutes natures (manque à gagner, dommages et intérêts, droits et taxes divers perçus après sinistre...),
- les manquants constatés après expiration de la manifestation à la fin du démontage.

Mesures à prendre en cas de survenance d'un sinistre
L'assuré ou son représentant doit :
- prendre toutes mesures pour assurer la conservation des objets ayant échappé totalement ou partiellement au sinistre ;
- s'il y a vol, faciliter la recherche des voleurs et des objets volés, adresser dans les douze heures une plainte aux autorités compétentes et se faire délivrer un récépissé ;
- déclarer par écrit aux assureurs dans les cinq jours pour tous les dommages matériels et dans les vingt quatre heures s'il s'agit d'un vol, la date, les circonstances et le montant approximatif des dommages sous peine pour l'assuré d'être déchu du droit au bénéfice de l'assurance. Le récépissé de dépôt de plainte devra être joint ;
- lorsque la responsabilité d'un tiers peut être mise en cause, prendre lui-même toutes mesures requises par les lois et règlements en vigueur pour conserver le recours en responsabilité.

Garantie vol – prévention - gardiennage
Sous peine de non garantie vol, les conditions suivantes doivent être respectées :
Aux heures d’ouverture, chaque stand ainsi que les marchandises exposées doivent demeurer sous la surveillance permanente des exposants, ainsi que pendant les périodes d’installation et de démontage. La garantie de vol ne sera acquise que dans les horaires de montage et de démontage ainsi que pendant les heures d’ouverture et fermeture de l’exposition sous réserve que les marchandises soient sous la surveillance permanente des exposants durant les périodes décrites.
- montage : du 20 au 22 août de 8 h 00 à 20 h 00 (24 h 00 pour le 22 août)
- démontage : le 27 août de 16 h 00 à 22 h 00 et le samedi 28 août de 8h00 à 12h00
Les petits objets doivent être placés sous vitrines fermées et les ordinateurs portables ainsi que le matériel informatique et écrans plasmas doivent être fixés ou attachés par des systèmes de sécurité adaptés à ce type de matériels (filins, cadenas, boulonnage…). En période de fermeture, tout le petit matériel ainsi que le matériel portable assuré doivent être enfermés à clef sous placard ou réserve.

Franchise
Il sera déduit de tout règlement de sinistre de toute nature une franchise de 300 €.

 

Insurance terms extracts

 

Goods and merchandises excluded
Personal effects, “value documents” (e.g. traveller checks, checks, negotiable instruments…), credit cards, identity papers, cash, jewelleries, precious metals, cameras, radios, television sets used for personal purposes, electronic pocket calculators, digital diaries, personal digital assistants or pocket computers, mobile phones, software and removable software, audiovisual tapes, furs, skins, carpets, beverages, food, flowers, plants, decorative trees.
Except in case of express inclusion for an additional premium: audiovisual equipment.
Risks excluded:
- damages due to defects, wear and tear, dilapidation, slow deterioration, clothes moths, any kind of parasites and rodents,
- losses caused by simple thefts, embezzlements performed by employees or representatives of the exhibitors,
- losses caused by missing goods on stands where free distribution of merchandises or any kind of beverages are made, as well as losses, thefts of and / or missing goods in the sale of take-away merchandises,
- damages caused to fabrics, clothes, things, carpets, tapestries, floor-coverings or partition walls, by stains, soiling as well as by cigars, cigarettes or pipes burns,
- scratches as well as rust and oxidation,
- damages caused to items or appliances of any kind due to their functioning, all damages subsequent to mechanical or electrical disorders of the insured items, breach of bulbs’ filament and any damages caused to electrical or electronic tubes as well as caused to spare parts,
- damages and / or decline caused to flowers, plants and decorative trees,
- damages caused by bad weather to all materials and/or merchandises exposed or stored in open air.
- indirect losses of all kind (economic losses, damages, miscellaneous rights and taxes perceived after the accident…)
- missing goods noticed after the exhibition expiration at the end of the dismantling.
Actions to be taken in case of accident
The insured person or his representative shall:
- take all measures in order to insure the conservation of the items that have totally or partially escaped the accident.
- in case of theft, facilitate the searches of the thieves and the stolen items as well as notify a claim to the relevant authorities within 12 hours. The insured person or his representative shall ask for a receipt of such claim.
- make a written statement to the insurers within 5 days for damages to goods, and within 24 hours in case of theft.
Such statement shall specify the date, the circumstances of the accident as well as the approximate value of the damages suffered. If not, the insured person shall be deprived of the benefit of the insurance.
The receipt of the claim for theft shall be attached to the written statement,
- whenever a third party’s liability may be involved, take himself any actions required by law to preserve any rights of action based on such third party’s liability.
Theft – prevention – guarding
Unless the following requirements are observed the insured person shall be deprived of the benefit of the insurance against theft:
During opening hours as well as during putting up and dismantling periods, exhibitors have to permanently look after both stands and displayed merchandises.
Insurance against theft shall apply only during putting up, dismantling, exhibition opening and closing hours provided that merchandises are kept under the permanent watch of exhibitors during those periods.
- building-up period: 20th to 22nd August from 8.00 a.m. to 8.00 p.m. (midnight on the 22nd)
- dismantling period: August 27th from 4.00 p.m. to 10.00 p.m. and Saturday 28th August from 8.00 a.m to 12.00 a.m
Small goods shall be kept in closed windows, laptops as well as computer hardware and plasma screens are to be fastened or attached by security systems adapted to such equipments (wire, padlock, bolting…). During closing hours, all the small goods as well as the insured portable equipments are to be locked in a closet or a stock.
Deductible
A deductible of 300 € will be deducted from any payment whatsoever made by the insurer in compensation of the
accident.

A retourner à l'adresse ci-dessous avant le 21/05/10 - Deadline for return to the following address : 21/05/10

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